Transcrire réunions et entretiens avec l’IA : confidentialité et secret professionnel
En bref
Transcrire et résumer un enregistrement avec l’IA fait gagner beaucoup de temps, mais un entretien enregistré contient souvent les données les plus sensibles d’une organisation. Informez les participants à l’avance, fixez une base légale et une durée de conservation, et faites traiter la reconnaissance vocale et le compte rendu dans votre propre environnement. Les modèles vocaux open-weight le permettent sans service de transcription externe.
Pourquoi les conversations sont si sensibles
À l’oral, on dit des choses qui ne figureraient jamais sur le papier : des doutes sur un dossier, les plaintes d’un patient, la situation financière d’un client, l’évaluation d’un salarié. Un enregistrement fixe tout cela mot pour mot, y compris la voix de personnes qui ne réalisent pas toujours qu’elles sont enregistrées.
Les outils de transcription et de prise de notes dans le cloud envoient cet enregistrement sur leurs serveurs, souvent hors de l’UE, et conservent l’audio et le texte selon leurs propres conditions.
Ce qu’exigent les règles
- Informer : les participants savent à l’avance que l’entretien est enregistré et pourquoi.
- Base légale et finalité : enregistrer et transcrire est un traitement de données personnelles au sens du RGPD. Documentez pourquoi c’est nécessaire.
- Durée de conservation : supprimez l’audio une fois le compte rendu validé, sauf raison de le conserver.
- Données sensibles : santé, infractions ou appartenance syndicale exigent des garanties renforcées. En santé, l’enregistrement d’une consultation relève du secret médical. Voir L’IA en santé.
- AIPD : si les entretiens avec des clients, patients ou salariés sont enregistrés de façon systématique, une AIPD est souvent requise. Voir L’AIPD pour l’IA générative.
La transcription dans votre environnement
La reconnaissance vocale n’a pas besoin du cloud. Les modèles vocaux open-weight comme Whisper reconnaissent bien le français, l’anglais, l’allemand et le néerlandais, et tournent sur le même serveur GPU qu’un modèle de langage. Le processus devient :
- l’enregistrement arrive sur votre nœud ;
- le modèle vocal convertit l’audio en texte ;
- le modèle de langage rédige un compte rendu avec décisions et actions ;
- un participant relit et valide le compte rendu ;
- l’audio est supprimé au terme du délai convenu.
La transcription avec werqly
Sur un nœud werqly, la reconnaissance vocale et la rédaction du compte rendu peuvent tourner sous forme d’automatisation, reliée à l’endroit où arrivent vos enregistrements. L’audio et le texte restent sur le nœud, werqly AI Control définit qui peut produire des comptes rendus, et vous fixez vous-même la durée de conservation des journaux. Voir Qu’est-ce que l’IA privée ?
Questions fréquentes
Questions sur ce sujet
Puis-je enregistrer une réunion et la faire transcrire par l’IA ?
Oui, si les participants savent à l’avance que la réunion est enregistrée et pourquoi, et que vous avez fixé une base légale, une finalité et une durée de conservation. Avec un service externe s’ajoutent un contrat de sous-traitance et l’évaluation des transferts.
L’IA peut-elle transcrire une consultation ou un entretien client ?
Techniquement bien, mais l’entretien relève du secret professionnel et contient souvent des données sensibles. Traitez-le donc dans votre propre environnement, avec un consentement ou une base légale claire, et faites relire le compte rendu par le professionnel.
La reconnaissance vocale fonctionne-t-elle sans cloud ?
Oui. Les modèles vocaux open-weight comme Whisper tournent sur votre propre serveur GPU et reconnaissent notamment le français, l’anglais, l’allemand et le néerlandais. L’enregistrement ne quitte alors pas votre environnement.
Combien de temps puis-je conserver les enregistrements ?
Pas plus longtemps que nécessaire à la finalité. Souvent, jusqu’à la validation du compte rendu. Fixez le délai dans votre politique et automatisez la suppression.
Sources
Cet article est une information générale, pas un conseil juridique. Les règles et les recommandations évoluent ; en cas de doute, consultez les sources citées ou votre juriste ou DPO.