Vergaderingen en gesprekken transcriberen met AI: privacy en beroepsgeheim
Kort antwoord
Een opname transcriberen en samenvatten met AI bespaart veel tijd, maar een opgenomen gesprek bevat vaak de meest gevoelige gegevens die een organisatie heeft. Informeer deelnemers vooraf, leg een grondslag en bewaartermijn vast, en laat de spraakherkenning en het verslag verwerken in uw eigen omgeving. Open-weight spraakmodellen maken dat mogelijk zonder externe transcriptiedienst.
Waarom juist gesprekken gevoelig zijn
In een gesprek zegt men dingen die nooit op papier zouden komen: twijfels over een zaak, klachten van een patiënt, de financiële situatie van een cliënt, een beoordeling van een medewerker. Een opname legt dat letterlijk vast, inclusief stemmen van mensen die er soms niet bij stilstaan dat ze worden opgenomen.
Transcriptie- en notuleertools in de cloud sturen die opname naar hun servers, vaak buiten de EU, en bewaren audio en tekst volgens hun eigen voorwaarden.
Wat de regels vragen
- Informeren: deelnemers weten vooraf dat het gesprek wordt opgenomen en waarvoor.
- Grondslag en doel: opnemen en transcriberen is een verwerking van persoonsgegevens onder de AVG. Leg vast waarom het nodig is.
- Bewaartermijn: verwijder de audio zodra het verslag is vastgesteld, tenzij er een reden is om die te bewaren.
- Bijzondere gegevens: gezondheid, strafrecht of vakbondslidmaatschap vragen extra waarborgen. In de zorg valt een opname van een consult onder het medisch beroepsgeheim. Zie AI in de zorg.
- DPIA: bij structureel opnemen van gesprekken met cliënten, patiënten of medewerkers is een DPIA vaak nodig. Zie DPIA voor generatieve AI.
Transcriptie in eigen omgeving
Spraakherkenning hoeft niet in de cloud. Open-weight spraakmodellen zoals Whisper herkennen Nederlands, Engels, Duits en Frans goed en draaien op dezelfde GPU-server als een taalmodel. Het proces wordt dan:
- de opname komt binnen op de eigen node;
- het spraakmodel zet audio om in tekst;
- het taalmodel maakt een verslag met besluiten en actiepunten;
- een deelnemer controleert en stelt het verslag vast;
- de audio wordt verwijderd volgens de afgesproken termijn.
Transcriptie met werqly
Op een werqly-node kunnen spraakherkenning en verslaglegging als automatisering draaien, gekoppeld aan de plek waar uw opnames binnenkomen. Audio en tekst blijven op de node, in werqly AI Control bepaalt u wie verslagen kan maken, en de bewaartermijn van logs stelt u zelf in. Zie Wat is private AI?
Veelgestelde vragen
Vragen over dit onderwerp
Mag ik een vergadering opnemen en laten transcriberen door AI?
Ja, als deelnemers vooraf weten dat het gesprek wordt opgenomen en waarvoor, en u een grondslag, doel en bewaartermijn hebt vastgelegd. Met een externe transcriptiedienst komen daar een verwerkersovereenkomst en een beoordeling van doorgifte bij.
Kan AI een consult of cliëntgesprek transcriberen?
Technisch goed, maar het gesprek valt onder het beroepsgeheim en bevat vaak bijzondere persoonsgegevens. Verwerk het daarom in uw eigen omgeving, met toestemming of een duidelijke grondslag, en laat de professional het verslag controleren.
Werkt spraakherkenning ook zonder cloud?
Ja. Open-weight spraakmodellen zoals Whisper draaien op een eigen GPU-server en herkennen onder meer Nederlands, Engels, Duits en Frans. De opname verlaat dan uw omgeving niet.
Hoe lang mag ik opnames bewaren?
Niet langer dan nodig voor het doel. Vaak is dat tot het verslag is vastgesteld. Leg de termijn vast in uw beleid en laat de verwijdering automatisch gebeuren.
Bronnen
Dit artikel is algemene informatie, geen juridisch advies. Regels en richtsnoeren veranderen; controleer bij twijfel de genoemde bronnen of vraag uw jurist of FG.