Besprechungen und Gespräche mit KI transkribieren: Datenschutz und Schweigepflicht
Kurz gesagt
Eine Aufnahme mit KI zu transkribieren und zusammenzufassen spart viel Zeit, doch ein aufgezeichnetes Gespräch enthält oft die sensibelsten Daten einer Organisation. Informieren Sie die Teilnehmenden vorab, legen Sie Rechtsgrundlage und Speicherdauer fest und lassen Sie Spracherkennung und Protokoll in Ihrer eigenen Umgebung verarbeiten. Open-Weight-Sprachmodelle machen das ohne externen Transkriptionsdienst möglich.
Warum gerade Gespräche sensibel sind
Im Gespräch sagt man Dinge, die nie auf Papier kämen: Zweifel an einem Fall, Beschwerden eines Patienten, die finanzielle Lage eines Mandanten, die Beurteilung eines Mitarbeiters. Eine Aufnahme hält das wörtlich fest, samt Stimmen von Menschen, denen nicht immer bewusst ist, dass aufgenommen wird.
Transkriptions- und Protokoll-Tools in der Cloud senden diese Aufnahme an ihre Server, oft außerhalb der EU, und speichern Audio und Text nach ihren eigenen Bedingungen.
Was die Regeln verlangen
- Informieren: die Teilnehmenden wissen vorab, dass das Gespräch aufgenommen wird und wofür.
- Rechtsgrundlage und Zweck: Aufnehmen und Transkribieren ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten nach der DSGVO. Halten Sie fest, warum es nötig ist.
- Speicherdauer: löschen Sie das Audio, sobald das Protokoll festgestellt ist, sofern kein Grund zur Aufbewahrung besteht.
- Besondere Kategorien: Gesundheits-, Straf- oder Gewerkschaftsdaten erfordern zusätzliche Schutzmaßnahmen. Im Gesundheitswesen fällt die Aufnahme eines Gesprächs unter die ärztliche Schweigepflicht. Siehe KI im Gesundheitswesen.
- DSFA: werden Gespräche mit Mandanten, Patienten oder Beschäftigten regelmäßig aufgenommen, ist oft eine DSFA nötig. Siehe DSFA für generative KI.
Transkription in eigener Umgebung
Spracherkennung muss nicht in der Cloud stattfinden. Open-Weight-Sprachmodelle wie Whisper erkennen Deutsch, Englisch, Niederländisch und Französisch gut und laufen auf demselben GPU-Server wie ein Sprachmodell. Der Ablauf wird dann:
- die Aufnahme kommt auf dem eigenen Node an;
- das Sprachmodell wandelt Audio in Text um;
- das Textmodell erstellt ein Protokoll mit Beschlüssen und Aufgaben;
- ein Teilnehmer prüft und stellt das Protokoll fest;
- das Audio wird nach der vereinbarten Frist gelöscht.
Transkription mit werqly
Auf einem werqly Node können Spracherkennung und Protokollierung als Automatisierung laufen, angebunden an den Ort, an dem Ihre Aufnahmen eingehen. Audio und Text bleiben auf dem Node, in werqly AI Control legen Sie fest, wer Protokolle erstellen darf, und die Aufbewahrungsdauer der Protokolldaten bestimmen Sie selbst. Siehe Was ist Private AI?
Häufige Fragen
Fragen zu diesem Thema
Darf ich eine Besprechung aufnehmen und von KI transkribieren lassen?
Ja, wenn die Teilnehmenden vorab wissen, dass und wofür aufgenommen wird, und Sie Rechtsgrundlage, Zweck und Speicherdauer festgelegt haben. Bei einem externen Transkriptionsdienst kommen ein Auftragsverarbeitungsvertrag und die Prüfung von Übermittlungen hinzu.
Kann KI ein Mandanten- oder Patientengespräch transkribieren?
Technisch gut, aber das Gespräch unterliegt der Schweigepflicht und enthält oft besondere Kategorien personenbezogener Daten. Verarbeiten Sie es deshalb in Ihrer eigenen Umgebung, mit Einwilligung oder klarer Rechtsgrundlage, und lassen Sie die Fachperson das Protokoll prüfen.
Funktioniert Spracherkennung auch ohne Cloud?
Ja. Open-Weight-Sprachmodelle wie Whisper laufen auf einem eigenen GPU-Server und erkennen unter anderem Deutsch, Englisch, Niederländisch und Französisch. Die Aufnahme verlässt Ihre Umgebung dann nicht.
Wie lange darf ich Aufnahmen aufbewahren?
Nicht länger, als der Zweck es erfordert. Oft ist das bis zur Feststellung des Protokolls. Legen Sie die Frist in Ihrer Richtlinie fest und lassen Sie die Löschung automatisch erfolgen.
Quellen
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Regeln und Leitlinien ändern sich; prüfen Sie im Zweifel die genannten Quellen oder fragen Sie Ihre Rechtsabteilung oder Ihren Datenschutzbeauftragten.