Traiter les demandes d’accès aux documents avec l’IA : chercher plus vite, juger aussi bien
En bref
Les demandes d’accès aux documents administratifs se traitent dans des délais courts : en France, le silence gardé pendant un mois vaut refus, ce qui ouvre la saisine de la CADA. L’essentiel du travail est de trouver, trier et occulter, pas de décider. L’IA peut retrouver les documents, les regrouper, écarter les doublons et signaler les passages sensibles. L’appréciation et la décision restent humaines.
Où se situe le travail
Le délai est court et le volume souvent élevé. Pour une demande qui touche des milliers de courriels et de documents, presque tout le temps passe dans quatre étapes :
- retrouver ce qui entre dans le champ de la demande, réparti entre messageries, applications métier et serveurs de fichiers ;
- trier et écarter les doublons ;
- apprécier passage par passage si une exception s’applique ;
- occulter et motiver la décision.
Ce que l’IA prend en charge, et ce qu’elle ne fait pas
| Étape | Ce que fait l’IA | Ce que fait l’agent |
|---|---|---|
| Trouver | Rechercher par sujet et période, pièces jointes comprises | Déterminer ce qui entre dans le champ |
| Trier | Regrouper, repérer doublons et versions | Contrôler par sondage l’exhaustivité |
| Signaler | Repérer données personnelles et exceptions possibles | Apprécier et pondérer chaque passage |
| Occulter | Préparer des propositions d’occultation | Confirmer, compléter, arrêter |
| Décision | Projet de texte renvoyant aux documents | Motiver et signer |
Faites toujours renvoyer les signalements au passage source. Voir Résumer des documents confidentiels avec l’IA.
Le risque ne va que dans un sens
En matière d’occultation, les erreurs ne sont pas symétriques. Occulter trop entraîne une réclamation ; occulter trop peu entraîne une violation de données ou un secret des affaires divulgué, et cela ne se reprend pas. Laissez donc l’IA proposer, jamais publier seule.
Attention aussi aux pièces elles-mêmes : un tel dossier contient presque toujours des données personnelles d’agents et de tiers. Les téléverser dans un service d’IA public est un traitement impossible à justifier. Voir Gestion des accès pour l’IA.
Une démarche praticable
- Commencez par des demandes de taille moyenne, pas par le dossier le plus lourd.
- Mesurez le délai actuel et le nombre de dépassements.
- Laissez l’IA chercher, regrouper et signaler ; le juriste apprécie.
- Suivez la fréquence à laquelle une proposition d’occultation est modifiée : c’est votre mesure de qualité.
- Inscrivez l’usage dans votre registre IA, avec finalité, sources et responsable.
Avec werqly, tout cela tourne sur un nœud dédié dans votre salle serveur, de sorte que les pièces ne quittent pas l’administration. Voir L’IA pour les collectivités et L’IA générative dans les collectivités.
Questions fréquentes
Questions sur ce sujet
L’IA peut-elle occulter des documents avant communication ?
L’IA peut proposer des occultations, mais l’appréciation passage par passage et la décision restent à l’administration. Une communication indue ne se reprend pas : un agent confirme chaque proposition avant toute diffusion.
Quel est le délai pour une demande d’accès en France ?
L’administration dispose d’un mois : le silence gardé pendant ce délai vaut décision de refus, ce qui ouvre la possibilité de saisir la Commission d’accès aux documents administratifs avant tout recours contentieux.
Ces documents peuvent-ils aller dans un outil d’IA public ?
Non. Un dossier de communication contient presque toujours des données personnelles d’agents et de tiers, parfois des informations couvertes par le secret des affaires. Traitez-les dans un environnement propre à votre organisation.
Comment mesurer l’apport ?
Mesurez au préalable le délai, le nombre de dépassements et les heures par demande. Mesurez ensuite la même chose, ainsi que la fréquence des corrections apportées aux propositions d’occultation, qui reflète la qualité de l’assistance.
Sources
- Code des relations entre le public et l’administration, droit d’accès aux documents administratifs
- RGPD (Règlement (UE) 2016/679)
Cet article est une information générale, pas un conseil juridique. Les règles et les recommandations évoluent ; en cas de doute, consultez les sources citées ou votre juriste ou DPO.