Woo-verzoeken afhandelen met AI: sneller zoeken, zonder de beoordeling over te laten
Kort antwoord
Een Woo-verzoek moet binnen vier weken worden afgehandeld, met eenmaal twee weken verdaging. Het meeste werk zit in zoeken, ordenen en lakken, niet in het besluit. AI kan documenten vinden, bundelen, dubbelingen verwijderen en passages markeren die om een uitzonderingsgrond vragen. De beoordeling per passage en het besluit blijven bij een medewerker, omdat een onterechte openbaarmaking niet terug te draaien is.
Waar het werk in zit
De termijn is kort: vier weken, eenmalig met twee weken te verdagen als omvang of complexiteit daarom vraagt. Bij een verzoek dat duizenden e-mails en documenten raakt, gaat vrijwel alle tijd op aan vier stappen:
- vinden wat onder het verzoek valt, verspreid over mail, zaaksystemen en netwerkschijven;
- ordenen en dubbelingen eruit halen;
- per passage beoordelen of een uitzonderingsgrond geldt;
- lakken en het besluit motiveren.
Wat AI overneemt, en wat niet
| Stap | Wat AI doet | Wat de medewerker doet |
|---|---|---|
| Vinden | Zoeken op onderwerp en periode, ook in bijlagen | Bepalen wat binnen de reikwijdte valt |
| Ordenen | Bundelen, dubbelingen en versies herkennen | Steekproef op volledigheid |
| Markeren | Persoonsgegevens en mogelijke uitzonderingsgronden aanwijzen | Per passage beoordelen en wegen |
| Lakken | Voorstellen tot lakken klaarzetten | Bevestigen, aanvullen, vaststellen |
| Besluit | Concepttekst met verwijzing naar documenten | Motiveren en ondertekenen |
Laat markeringen altijd naar de bronpassage verwijzen. Zie Vertrouwelijke documenten samenvatten met AI.
Het risico zit in één richting
Bij lakken zijn fouten niet symmetrisch. Te veel lakken levert een klacht op; te weinig lakken levert een datalek of een geschonden bedrijfsgeheim op, en dat is niet meer terug te nemen. Laat AI daarom voorstellen doen en nooit zelfstandig publiceren.
Let ook op de stukken zelf: een Woo-dossier bevat vrijwel altijd persoonsgegevens van ambtenaren en derden. Die documenten uploaden naar een publieke AI-dienst is een verwerking die u niet kunt uitleggen. Verwerking hoort op een eigen omgeving, met rechten die het bronsysteem volgen. Zie Toegangsbeheer voor AI.
Rekenvoorbeeld: een Woo-verzoek met 800 documenten
Op maandag 2 november 2026 ontvangt de gemeente een Woo-verzoek over een herinrichtingsproject. De beslistermijn van vier weken begint de dag na ontvangst en eindigt op maandag 30 november 2026. Na een eenmalige verdaging van twee weken wordt dat maandag 14 december 2026.
| Week | Wat er gebeurt | Wat AI doet |
|---|---|---|
| Week 1 | Zoeken en verzamelen | Doorzoekt mail, zaaksysteem en netwerkschijven op de onderwerpen uit het verzoek en ontdubbelt: van 800 gevonden documenten blijven er 310 over |
| Week 2 | Beoordelen | Markeert per document mogelijke weigeringsgronden, zoals persoonsgegevens en bedrijfsgegevens, en zet de voorstellen in een inventarislijst |
| Week 3 | Lakken en zienswijzen | Niets zelfstandig: een medewerker beoordeelt elke markering en derden worden om hun zienswijze gevraagd |
| Week 4 | Besluit | Schrijft een conceptbesluit met de motivering per weigeringsgrond; de jurist stelt het vast |
De aantallen zijn een voorbeeld. Het gaat erom waar de tijd heen gaat: zoeken en ontdubbelen is werk dat AI kan voorbereiden, de beoordeling per document blijft mensenwerk.
Checklist: Woo-verzoeken met AI afhandelen
- De termijn staat in het zaaksysteem: vier weken na ontvangst, met zo nodig één verdaging van twee weken.
- AI doorzoekt alleen bronnen waar de behandelaar zelf ook toegang toe heeft.
- Elke voorgestelde lakking wordt door een medewerker beoordeeld; AI lakt niet zelfstandig.
- De inventarislijst noemt per document de weigeringsgrond en het artikel uit de Woo.
- Derden van wie informatie openbaar wordt, worden om hun zienswijze gevraagd.
- Documenten die nog niet openbaar zijn, gaan niet naar een openbare AI-dienst.
- Na afloop wordt vastgelegd hoeveel AI-markeringen zijn aangepast.
Een werkbare aanpak
- Begin bij verzoeken van gemiddelde omvang, niet bij het grootste dossier.
- Meet de huidige doorlooptijd en het aantal verdagingen.
- Laat AI zoeken, bundelen en markeren; de jurist beoordeelt.
- Houd bij hoe vaak een voorstel tot lakken wordt aangepast; dat is uw kwaliteitsmaat.
- Leg de toepassing vast in uw AI-register, met doel, bronnen en verantwoordelijke.
Met werqly draait dit op een eigen node in uw serverruimte, zodat de stukken de gemeente niet verlaten. Zie AI voor gemeenten en overheid en Generatieve AI bij gemeenten.
Veelgestelde vragen
Vragen over dit onderwerp
Mag AI documenten lakken voor een Woo-besluit?
AI mag voorstellen doen, maar de beoordeling per passage en het besluit blijven bij de gemeente. Een onterechte openbaarmaking is niet terug te draaien, dus laat een medewerker elk voorstel bevestigen voordat er iets naar buiten gaat.
Wat is de termijn voor een Woo-verzoek?
Vier weken na ontvangst, eenmalig met twee weken te verdagen als de omvang of complexiteit van de gevraagde informatie daarom vraagt. Die verdaging meldt u schriftelijk en gemotiveerd aan de verzoeker binnen de eerste termijn.
Mogen Woo-documenten in een publieke AI-tool?
Nee. Een Woo-dossier bevat vrijwel altijd persoonsgegevens van ambtenaren en derden en soms bedrijfsvertrouwelijke informatie. Verwerk die stukken in een omgeving die alleen van uw organisatie is.
Hoe meten we of het helpt?
Meet vooraf de doorlooptijd, het aantal verdagingen en de uren per verzoek. Meet daarna hetzelfde, plus hoe vaak medewerkers een voorstel tot lakken aanpassen. Dat laatste zegt iets over de kwaliteit van de ondersteuning.
Bronnen
- Wet open overheid (artikel 4.4, beslistermijn en verdaging)
- Rijksoverheid — Wat gebeurt er nadat ik een Woo-verzoek heb ingediend?
Dit artikel is algemene informatie, geen juridisch advies. Regels en richtsnoeren veranderen; controleer bij twijfel de genoemde bronnen of vraag uw jurist of FG.