Auskunftsersuchen mit KI bearbeiten: schneller suchen, nicht schneller urteilen
Kurz gesagt
Auskunftsersuchen laufen unter kurzen Fristen; nach dem Informationsfreiheitsgesetz des Bundes soll die Auskunft in der Regel innerhalb eines Monats erteilt werden. Die meiste Arbeit steckt im Finden, Ordnen und Schwärzen, nicht in der Entscheidung. KI kann Dokumente finden, bündeln, Dubletten entfernen und Passagen markieren. Die Prüfung je Passage und die Entscheidung bleiben bei einem Menschen.
Wo die Arbeit steckt
Die Frist ist knapp. Betrifft ein Ersuchen tausende E-Mails und Dokumente, geht fast die gesamte Zeit in vier Schritte:
- finden, was unter das Ersuchen fällt, verstreut über Mail, Fachverfahren und Laufwerke;
- ordnen und Dubletten entfernen;
- je Passage prüfen, ob ein Ausschlussgrund greift;
- schwärzen und die Entscheidung begründen.
Was KI übernimmt und was nicht
| Schritt | Was KI tut | Was die Fachkraft tut |
|---|---|---|
| Finden | Nach Thema und Zeitraum suchen, auch in Anlagen | Bestimmen, was in den Umfang fällt |
| Ordnen | Bündeln, Dubletten und Versionen erkennen | Stichprobe auf Vollständigkeit |
| Markieren | Personenbezogene Daten und mögliche Ausschlussgründe anzeigen | Je Passage prüfen und abwägen |
| Schwärzen | Vorschläge zum Schwärzen vorbereiten | Bestätigen, ergänzen, festlegen |
| Bescheid | Entwurfstext mit Verweis auf die Dokumente | Begründen und zeichnen |
Markierungen sollten stets auf die Quellstelle verweisen. Siehe Vertrauliche Dokumente mit KI zusammenfassen.
Das Risiko geht in eine Richtung
Beim Schwärzen sind Fehler nicht symmetrisch. Zu viel schwärzen bringt eine Beschwerde; zu wenig schwärzen bringt eine Datenpanne oder ein offengelegtes Betriebsgeheimnis, und das lässt sich nicht zurücknehmen. Lassen Sie KI daher vorschlagen und niemals selbst veröffentlichen.
Achten Sie auch auf die Unterlagen selbst: Eine solche Akte enthält fast immer personenbezogene Daten von Beschäftigten und Dritten. Sie in einen öffentlichen KI-Dienst zu laden, ist eine Verarbeitung, die sich nicht rechtfertigen lässt. Siehe Zugriffsverwaltung für KI.
Ein praktikables Vorgehen
- Beginnen Sie mit Ersuchen mittlerer Größe, nicht mit der größten Akte.
- Messen Sie die heutige Durchlaufzeit und die Zahl der Fristverlängerungen.
- Lassen Sie KI suchen, bündeln und markieren; die Rechtsabteilung prüft.
- Verfolgen Sie, wie oft ein Schwärzungsvorschlag geändert wird; das ist Ihr Qualitätsmaß.
- Nehmen Sie die Anwendung mit Zweck, Quellen und Verantwortlichen in Ihr KI-Register auf.
Mit werqly läuft das auf einem eigenen Node in Ihrem Serverraum, sodass die Unterlagen die Verwaltung nicht verlassen. Siehe KI für Kommunen und Verwaltung und Generative KI in Kommunen.
Häufige Fragen
Fragen zu diesem Thema
Darf KI Dokumente für einen Auskunftsbescheid schwärzen?
KI darf Vorschläge machen, aber die Prüfung je Passage und die Entscheidung bleiben bei der Behörde. Eine unberechtigte Offenlegung lässt sich nicht zurücknehmen, daher bestätigt eine Fachkraft jeden Vorschlag, bevor etwas herausgeht.
Welche Frist gilt für ein Auskunftsersuchen?
Nach dem Informationsfreiheitsgesetz des Bundes soll die Auskunft in der Regel innerhalb eines Monats erteilt werden. Die Landesgesetze und Transparenzgesetze regeln eigene Fristen; prüfen Sie, welches Gesetz für Ihre Stelle gilt.
Dürfen solche Unterlagen in ein öffentliches KI-Werkzeug?
Nein. Eine Auskunftsakte enthält fast immer personenbezogene Daten von Beschäftigten und Dritten und manchmal Betriebsgeheimnisse. Verarbeiten Sie diese Unterlagen in einer Umgebung, die nur Ihrer Organisation gehört.
Wie messen wir, ob es hilft?
Messen Sie vorab Durchlaufzeit, Zahl der Fristverlängerungen und Stunden je Ersuchen. Messen Sie danach dasselbe, plus wie oft Beschäftigte einen Schwärzungsvorschlag ändern. Letzteres sagt etwas über die Qualität der Unterstützung.
Quellen
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Regeln und Leitlinien ändern sich; prüfen Sie im Zweifel die genannten Quellen oder fragen Sie Ihre Rechtsabteilung oder Ihren Datenschutzbeauftragten.