Vertrauliche Dokumente mit KI zusammenfassen: so geht es sicher
Kurz gesagt
Zusammenfassen ist eine der nützlichsten Anwendungen von KI, doch bei einem öffentlichen KI-Dienst verlässt das ganze Dokument Ihre Organisation. Fassen Sie vertrauliche Unterlagen daher mit einem Modell zusammen, das in Ihrer eigenen Umgebung läuft, lassen Sie die Zusammenfassung auf die Quelle verweisen und prüfen Sie das Ergebnis. Legen Sie in Ihrer Richtlinie fest, welche Dokumente wo verarbeitet werden dürfen.
Wohin das Dokument geht
Wer ein PDF in einen KI-Chatdienst hochlädt, schickt den vollständigen Inhalt an diesen Dienst: Namen, Beträge, Vereinbarungen, medizinische oder strafrechtliche Daten. Je nach Bedingungen wird der Text gespeichert, bei Missbrauchskontrollen von Mitarbeitenden des Anbieters eingesehen oder zur Verbesserung von Modellen genutzt.
Für eine öffentliche Pressemitteilung ist das kein Problem. Für einen Vertrag, eine Patientenakte oder einen Due-Diligence-Bericht schon. Gerade diese Dokumente sind am längsten und landen deshalb am ehesten in einem Chatbot. Siehe Schatten-KI.
Was eine gute Zusammenfassung braucht
- Verarbeitung in eigener Umgebung. Das Modell läuft auf einem Node, der nur Ihrer Organisation gehört.
- Quellenangaben. Jede Aussage der Zusammenfassung verweist auf eine Seite oder Passage, damit Sie schnell prüfen können. Siehe KI auf eigenen Dokumenten.
- Ein fester Auftrag. Ein Standard-Prompt je Dokumentart (Vertrag, Urteil, Bericht) liefert einheitliche Zusammenfassungen.
- Prüfung durch einen Menschen. Sprachmodelle lassen manchmal etwas weg oder fügen etwas hinzu. Siehe KI-Halluzinationen.
- Rechte beachten. Wer ein Dokument nicht öffnen darf, darf auch die Zusammenfassung nicht sehen. Siehe Zugriffsverwaltung für KI.
Lange Dokumente und ganze Stapel
Ein Modell kann nur eine begrenzte Textmenge auf einmal verarbeiten, sein Kontextfenster. Bei einer Akte mit Hunderten Seiten funktioniert es besser, zuerst je Kapitel oder Dokument zusammenzufassen und diese Zusammenfassungen dann zu verbinden. Eine Automatisierung kann das für einen ganzen Ordner auf einmal erledigen und das Ergebnis für die zuständige Person bereitstellen.
Zusammenfassen mit werqly
Mit werqly läuft das Sprachmodell auf einem eigenen Node in Ihrem Serverraum oder in einem dedizierten Rack. Dokumente werden dort verarbeitet und verlassen Ihre Umgebung nicht. In werqly AI Control legen Sie je Rolle fest, welche Quellen verfügbar sind, und das Audit-Log hält fest, wer welches Dokument zusammenfassen ließ.
Häufige Fragen
Fragen zu diesem Thema
Ist es sicher, einen Vertrag in ChatGPT zusammenzufassen?
Das hängt vom Vertrag und den Bedingungen des Dienstes ab. Das vollständige Dokument geht an den Anbieter. Für vertrauliche Verträge, erst recht mit personenbezogenen Daten oder Geheimhaltungsklauseln, ist die Verarbeitung in Ihrer eigenen Umgebung die sicherere Wahl.
Wie prüfe ich, ob eine KI-Zusammenfassung stimmt?
Lassen Sie jede Aussage auf die Quellpassage verweisen und prüfen Sie stichprobenartig, vor allem Beträge, Daten und Pflichten. Eine Zusammenfassung hilft beim schnelleren Lesen, ersetzt aber nicht das Dokument.
Kann KI eine Akte mit Hunderten Seiten zusammenfassen?
Ja, indem sie in Teilen verarbeitet wird: zuerst je Kapitel oder Dokument, dann eine Zusammenfassung der Zusammenfassungen. Eine Automatisierung kann das für einen ganzen Ordner erledigen und das Ergebnis bereitstellen.
Darf ich Dokumente mit personenbezogenen Daten zusammenfassen lassen?
Das ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten nach der DSGVO, mit Rechtsgrundlage, Zweckbindung und angemessener Sicherheit. Bei einem externen Dienst kommen ein Auftragsverarbeitungsvertrag und oft eine DSFA hinzu. Die Verarbeitung in eigener Umgebung macht das einfacher.
Quellen
- Autoriteit Persoonsgegevens — Caution: use of AI chatbot may lead to data breaches (2024)
- OWASP — Top 10 for LLM Applications 2025
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Regeln und Leitlinien ändern sich; prüfen Sie im Zweifel die genannten Quellen oder fragen Sie Ihre Rechtsabteilung oder Ihren Datenschutzbeauftragten.