Schatten-KI: was tun, wenn Mitarbeitende selbst ChatGPT nutzen

Was genau ist Schatten-KI?

Schatten-KI ist der Nachfolger der Schatten-IT: Mitarbeitende wählen selbst Werkzeuge, weil der offizielle Weg zu langsam oder zu eingeschränkt ist. Bei KI geht das schneller als je zuvor. Ein Chatbot ist kostenlos, läuft im Browser und macht die Arbeit noch heute leichter. Einen Bericht zusammenfassen, eine schwierige E-Mail umformulieren, eine Excel-Formel erklären lassen: Dafür braucht es kein IT-Projekt.

Das Problem ist nicht das Werkzeug, sondern was hineingeht. Für eine gute Antwort fügen Mitarbeitende den Kontext ein: die Kundenakte, den Vertragsentwurf, die Namensliste. In diesem Moment liegen die Daten bei einem Dritten, in einem privaten Konto, mit dem die Organisation keine Vereinbarung hat und in das sie keinen Einblick hat.

Was passiert, wenn Sie es nicht sehen: die Stadt Eindhoven

Im Oktober 2025 stellte die niederländische Stadt Eindhoven bei einer internen Stichprobe fest, dass Mitarbeitende Dateien mit personenbezogenen Daten von Einwohnern und Kollegen auf öffentliche KI-Websites hochgeladen hatten. Darunter waren Unterlagen aus der Jugendhilfe, interne Berichte und Lebensläufe. Die Stadt meldete die Datenpanne der niederländischen Datenschutzbehörde und sperrte öffentliche KI-Websites.

Zwei Dinge machen das Beispiel lehrreich. Erstens: Die Stichprobe umfasste einen Monat, und wie viele Daten insgesamt geteilt worden waren, ließ sich nicht mehr feststellen. Zweitens: Die Mitarbeitenden taten ihre Arbeit. Sie suchten Hilfe bei aufwendigem Schreibwerk. Die Nutzung entstand aus Bedarf, nicht aus böser Absicht.

Eindhoven ist keine Ausnahme. Die niederländische Aufsicht erhält immer mehr Meldungen über Datenpannen durch KI-Chatbots am Arbeitsplatz und hatte bereits 2024 davor gewarnt. Siehe auch Ist ChatGPT DSGVO-konform für Ihr Unternehmen?

Warum ein Verbot allein nicht reicht

Der erste Reflex ist Sperren. Als Sofortmaßnahme ist das vernünftig, als Richtlinie greift es zu kurz:

• Die Nutzung verlagert sich. Wer im Büro gesperrt wird, nimmt das Smartphone. Dann sehen Sie noch weniger.
• Der Bedarf bleibt. Mitarbeitende nutzten KI, weil sie funktioniert. Nehmen Sie sie ohne Alternative weg, nehmen Sie Produktivität weg, und der Druck, sie trotzdem zu nutzen, bleibt.
• Es liefert keine Erkenntnisse. Eine Sperre sagt Ihnen nicht, welche Aufgaben Mitarbeitende mit KI erledigen wollten, obwohl genau das Ihre Liste mit Kandidaten für verantwortungsvolle Automatisierung ist.

Schatten-KI in fünf Schritten in den Griff bekommen

1. Nutzung erfassen. Sehen Sie in Proxy-, DNS- oder CASB-Protokollen nach, welche KI-Dienste von welchen Abteilungen wie oft aufgerufen werden. Fragen Sie zusätzlich die Teams, wofür sie KI nutzen. Das bringt mehr, als Sie erwarten.
2. Eine klare KI-Richtlinie aufstellen. Welche Tools sind erlaubt, welche Daten dürfen hinein, und was tun Mitarbeitende im Zweifel? Machen Sie es konkret, mit Beispielen pro Abteilung. Stimmen Sie sie mit Datenschutzbeauftragten und Betriebsrat ab.
3. Eine Alternative bieten, die mindestens so gut funktioniert. Das ist der entscheidende Schritt. Eine genehmigte KI-Umgebung unter Ihrer Kontrolle, mit Modellen, die die täglichen Aufgaben bewältigen.
4. Danach öffentliche Dienste sperren, im Netzwerk und auf verwalteten Geräten. Jetzt funktioniert es, weil es eine Alternative gibt.
5. Schulen und messen. KI-Kompetenz ist seit 2025 Teil der KI-Verordnung. Siehe KI-Verordnung 2026. Schauen Sie dann aggregiert, welche Fragen immer wiederkehren: Das ist Ihre Liste der Prozesse, die sich automatisieren lassen.

Die Alternative: KI unter eigener Kontrolle

Ein Business-Abonnement bei einem großen KI-Anbieter ist ein Fortschritt gegenüber privaten Konten. Die Daten gehen aber weiterhin an einen Dritten, nur zu besseren Bedingungen. Wer Schatten-KI für Daten beenden will, die die Organisation nicht verlassen dürfen, braucht eine Umgebung, in der die KI zu den Daten kommt.

Mit privater KI von werqly läuft das Sprachmodell auf einem eigenen Node in Ihrem Serverraum. Mitarbeitende bekommen eine Chat-Umgebung, die sich anfühlt wie gewohnt. In werqly AI Control legt Ihre IT-Abteilung pro Rolle fest, welches Modell verfügbar ist, blockiert Muster wie Steuer-IDs und IBANs, bevor sie ein Modell erreichen, und wählt, wie viel Einblick die Organisation in die Nutzung erhält: anonym, pro Abteilung oder pro Person mit Freigabe durch zwei Administratoren. Alles steht in einem Audit-Log, das Sie in Ihr SIEM exportieren können.