Een AI-register opzetten: overzicht van alle AI in uw organisatie
Kort antwoord
Een AI-register is een overzicht van alle AI-systemen die uw organisatie gebruikt: wat, waarvoor, met welke gegevens, bij welke leverancier en met welk risico. Het is niet voor elke organisatie wettelijk verplicht, maar zonder dat overzicht kunt u geen van de vragen uit de AI Act, de AVG of NIS2 beantwoorden. Begin klein, met de tien velden die ertoe doen, en koppel het aan uw bestaande register van verwerkingen.
Waarom u een AI-register nodig hebt
- AI Act: u moet weten of u verboden praktijken gebruikt, waar transparantieplichten gelden en welke toepassingen straks hoog-risico zijn. Zie AI Act in 2026.
- AVG: AI-toepassingen die persoonsgegevens verwerken, horen in uw register van verwerkingen, en vaak is er een DPIA nodig. Zie DPIA voor generatieve AI.
- NIS2: AI-diensten zijn leveranciers in uw keten. Zie NIS2 en AI.
- AI-geletterdheid: wie welke training nodig heeft, volgt uit welke AI iemand gebruikt.
Overheden hebben daarnaast een eigen spoor: in Nederland publiceren overheidsorganisaties hun algoritmes met impact in het Algoritmeregister, en overheden die hoog-risico-AI inzetten moeten die straks ook in de EU-databank registreren.
Welke velden horen erin?
| Veld | Voorbeeld |
|---|---|
| Naam en omschrijving | Samenvattingsassistent klantenservice |
| Doel | Klantvragen samenvatten voor overdracht |
| Eigenaar | Teamleider klantenservice |
| Model en leverancier | Open-weight model op eigen node; of externe dienst X |
| Waar draait het? | Eigen serverruimte; EU-datacenter; buiten de EU |
| Gegevens | Klantnaam, contactgegevens, vraag |
| Gebruikers | Klantenservice, 40 medewerkers |
| Risiconiveau AI Act | Minimaal; transparantie; hoog risico |
| DPIA en verwerkersovereenkomst | DPIA afgerond op datum; niet nodig (eigen infrastructuur) |
| Menselijke controle | Medewerker controleert samenvatting voor verzending |
Zo zet u het op
- Inventariseer breed. Niet alleen de tools die IT kent, maar ook AI in bestaande software (CRM, HR-systemen, kantoorpakketten) en wat medewerkers zelf gebruiken. Zie Shadow AI.
- Begin klein. Tien velden in een gedeelde tabel zijn beter dan een uitgebreid systeem dat niemand bijhoudt.
- Koppel het aan bestaande processen. Laat een nieuwe AI-tool pas toe als hij in het register staat, en koppel het aan het register van verwerkingen van de FG.
- Wijs een eigenaar aan voor het register als geheel, en per systeem.
- Herzie periodiek, bijvoorbeeld elk kwartaal en bij elke nieuwe tool.
Hoe minder losse AI-diensten, hoe korter het register
Elke externe AI-dienst is een regel in het register met eigen vragen: leverancier, locatie, verwerkersovereenkomst, doorgifte. Organisaties die AI in één eigen omgeving bundelen, hebben minder regels en eenvoudigere antwoorden.
Met werqly draaien uw modellen en automatiseringen op één eigen node. In werqly AI Control staat per rol welk model en welke automatisering beschikbaar is, en de audit log laat zien wat er daadwerkelijk wordt gebruikt. Dat is het levende deel van uw AI-register. Zie Wat is private AI?
Veelgestelde vragen
Vragen over dit onderwerp
Is een AI-register verplicht?
Niet voor elke organisatie. Overheden die hoog-risico-AI inzetten, moeten die straks in de EU-databank registreren, en Nederlandse overheden publiceren algoritmes in het Algoritmeregister. Voor andere organisaties is het register vooral het middel om aan de AI Act, AVG en NIS2 te kunnen voldoen.
Wat is het verschil met het register van verwerkingen?
Het register van verwerkingen onder de AVG beschrijft verwerkingen van persoonsgegevens. Het AI-register beschrijft AI-systemen, ook als die geen persoonsgegevens verwerken, met AI-specifieke velden zoals model, risiconiveau en menselijke controle. Koppel de twee aan elkaar.
Hoort AI in bestaande software ook in het register?
Ja. AI-functies in CRM-, HR- en kantoorsoftware verwerken vaak dezelfde gevoelige gegevens als losse AI-tools. Ze horen in het register, met de leverancier van de software als partij.
Wie beheert het AI-register?
Wijs één eigenaar aan voor het register, vaak iemand uit risk, compliance of de CISO-organisatie, en per AI-systeem een inhoudelijke eigenaar. Werk nauw samen met de FG, die het register van verwerkingen beheert.
Bronnen
- AI Act — Verordening (EU) 2024/1689
- Algoritmeregister van de Nederlandse overheid
- Europese Commissie — AI Literacy: Questions & Answers
Dit artikel is algemene informatie, geen juridisch advies. Regels en richtsnoeren veranderen; controleer bij twijfel de genoemde bronnen of vraag uw jurist of FG.