Faut-il archiver les conversations avec l’IA ? Archives publiques et assistant IA
En bref
Toute conversation avec l’IA n’est pas une archive, mais dès qu’un résultat sert à une décision, un avis ou une reddition de comptes, il appartient au dossier. Les archives publiques sont constituées des documents produits ou reçus dans l’exercice de l’activité de l’administration. Faites donc atterrir les documents validés dans l’application métier, et fixez une durée courte et explicite pour les requêtes isolées.
Quand un résultat d’IA devient-il une archive ?
Le droit des archives vise les documents produits ou reçus par une administration dans l’exercice de son activité. Ce n’est pas la technique qui compte, mais le rôle de l’information :
| Situation | Traitement |
|---|---|
| Un résumé utilisé dans une décision | Appartient au dossier, avec la décision |
| Un projet validé et envoyé | Archive, comme tout document expédié |
| Une requête restée sans suite | Pas une archive ; durée courte |
| Un compte rendu de réunion | Archive dès sa validation |
| Journalisation de l’usage de l’IA | Données d’exploitation, avec leur propre durée (sécurité, AI Act) |
Ce que cela implique en pratique
- Faites atterrir les documents validés dans l’application métier, pas dans l’historique de conversation d’un agent.
- Fixez une durée courte pour les conversations isolées, par exemple quelques mois, avec suppression automatique.
- Distinguez archives et journalisation. Le journal d’audit sert la sécurité et la redevabilité, pas l’archivage ; il a sa propre durée.
- Suivez le tableau de gestion. La durée du dossier détermine combien de temps le résultat d’IA associé est conservé, et non l’inverse.
- Pensez à la communicabilité. Ce qui figure au dossier peut faire l’objet d’une demande d’accès. Voir Traiter les demandes d’accès avec l’IA.
Les pièges
- Tout conserver. L’historique complet de chaque agent n’est pas une archive, mais bien un risque en cas de demande d’accès ou de violation de données.
- Ne rien conserver. Si une décision s’appuie en partie sur un résumé produit par l’IA et qu’il a disparu, vous ne pouvez plus montrer sur quoi vous vous êtes fondé.
- Des archives hors les murs. Si l’assistant tourne chez un service externe, vos projets y résident, avec ses durées et ses accès.
- Aucune règle par usage. Consignez pour chaque automatisation ce qui est conservé et où. Voir Mettre en place un registre IA.
Comment werqly s’y insère
Avec werqly, l’assistant tourne sur un nœud propre à votre organisation. Requêtes, résultats et journaux restent dans votre infrastructure, avec des durées que vous fixez, et les automatisations peuvent déposer les documents validés directement dans votre application métier. L’archive reste ainsi à sa place. Voir L’IA pour les collectivités et L’IA générative dans les collectivités.
Questions fréquentes
Questions sur ce sujet
Les requêtes des agents doivent-elles être archivées ?
Le plus souvent non. Une requête restée sans suite n’est pas une archive. Si le résultat sert à une décision, un avis ou une reddition de comptes, il appartient au dossier et suit la durée de conservation de celui-ci.
Combien de temps conserver les conversations avec l’IA ?
Pour les conversations isolées, une durée courte et explicite de quelques mois convient, avec suppression automatique. Pour les résultats versés à un dossier, la durée applicable est celle du dossier selon votre tableau de gestion.
Ces conversations relèvent-elles des demandes d’accès ?
Les documents administratifs détenus par l’administration peuvent en relever. Moins vous conservez d’historique inutile, plus la situation reste maîtrisable.
Le journal d’audit est-il la même chose que l’archive ?
Non. Le journal d’audit sert la sécurité et la redevabilité, avec sa propre durée, notamment au titre de l’AI Act. L’archive porte sur les documents qui retracent l’activité de l’organisation.
Sources
- Code du patrimoine, livre II : archives publiques
- Règlement sur l’IA — Règlement (UE) 2024/1689, article 26
Cet article est une information générale, pas un conseil juridique. Les règles et les recommandations évoluent ; en cas de doute, consultez les sources citées ou votre juriste ou DPO.