Müssen KI-Gespräche archiviert werden? Aktenführung und Ihr KI-Assistent
Kurz gesagt
Nicht jedes KI-Gespräch gehört in die Akte, aber sobald ein Ergebnis in einen Bescheid, eine Stellungnahme oder eine Rechenschaft einfließt, gehört es zum Vorgang. Die Aktenführungs- und Archivpflichten verlangen, dass Verwaltungsinformationen vollständig und nachvollziehbar sind. Sorgen Sie also dafür, dass festgelegte Dokumente im Fachverfahren landen, und vereinbaren Sie für lose Prompts eine kurze, ausdrückliche Frist.
Wann wird ein KI-Ergebnis Teil der Akte?
Das Archivrecht erfasst Unterlagen, die eine Behörde bei der Erfüllung ihrer Aufgaben erhält oder erstellt. Entscheidend ist nicht die Technik, sondern die Rolle der Information:
| Situation | Behandlung |
|---|---|
| Eine Zusammenfassung, die in einen Bescheid einfließt | Gehört zum Vorgang, zusammen mit dem Bescheid |
| Ein festgelegter und versandter Entwurf | Aktenrelevant wie jedes versandte Schreiben |
| Eine Suchanfrage ohne weitere Verwendung | Nicht aktenrelevant; kurze Frist |
| Ein Sitzungsprotokoll | Aktenrelevant, sobald es festgestellt ist |
| Protokollierung der KI-Nutzung | Betriebsdaten, mit eigener Frist aus Sicherheit und KI-Verordnung |
Was das praktisch bedeutet
- Lassen Sie festgelegte Dokumente im Fachverfahren landen, nicht im Chatverlauf einer einzelnen Person.
- Vereinbaren Sie für lose Gespräche eine kurze Frist, etwa einige Monate, mit automatischer Löschung.
- Trennen Sie Akte und Protokollierung. Das Audit-Log dient Sicherheit und Nachweis, nicht der Aktenführung; es hat eine eigene Frist.
- Folgen Sie dem Aufbewahrungsplan. Die Frist des Vorgangs bestimmt, wie lange das zugehörige KI-Ergebnis bleibt, nicht umgekehrt.
- Denken Sie an Auskunftsrechte. Was in einer Akte liegt, kann Gegenstand eines Auskunftsersuchens sein. Siehe Auskunftsersuchen mit KI bearbeiten.
Stolperfallen
- Alles aufbewahren. Ein vollständiger Chatverlauf je Beschäftigtem ist keine Akte, aber ein Risiko bei Auskunftsersuchen und Datenpannen.
- Nichts aufbewahren. Beruht ein Bescheid auch auf einer KI-Zusammenfassung und ist sie fort, können Sie im Nachhinein nicht zeigen, worauf Sie sich stützten.
- Akten außer Haus. Läuft der Assistent bei einem externen Dienst, liegen Ihre Entwürfe dort, mit dessen Fristen und Zugriffen.
- Keine Festlegung je Anwendung. Halten Sie je Automatisierung fest, was aufbewahrt wird und wo. Siehe Ein KI-Register aufbauen.
Wie werqly hineinpasst
Mit werqly läuft der Assistent auf einem eigenen Node Ihrer Organisation. Prompts, Ergebnisse und Protokolle liegen in Ihrer Infrastruktur, mit Fristen, die Sie selbst einstellen, und Automatisierungen können festgelegte Dokumente direkt in Ihr Fachverfahren schreiben. So bleibt die Akte, wo sie hingehört. Siehe KI für Kommunen und Verwaltung und Generative KI in Kommunen.
Häufige Fragen
Fragen zu diesem Thema
Müssen Prompts von Beschäftigten archiviert werden?
Meist nicht. Eine Suchanfrage ohne weitere Verwendung ist nicht aktenrelevant. Fließt das Ergebnis in einen Bescheid, eine Stellungnahme oder eine Rechenschaft ein, gehört es zum Vorgang und folgt dessen Aufbewahrungsfrist.
Wie lange bewahren wir KI-Gespräche auf?
Für lose Gespräche passt eine kurze, ausdrückliche Frist von einigen Monaten mit automatischer Löschung. Für Ergebnisse, die in einem Vorgang landen, gilt die Frist dieses Vorgangs nach Ihrem Aufbewahrungsplan.
Fallen KI-Gespräche unter Auskunftsersuchen?
Unterlagen zu Verwaltungsangelegenheiten, die bei der Behörde vorhanden sind, können darunterfallen. Je weniger loser Gesprächsverlauf unnötig aufbewahrt wird, desto überschaubarer bleibt das.
Ist das Audit-Log dasselbe wie die Akte?
Nein. Das Audit-Log dient Informationssicherheit und Nachweis, mit eigener Frist, unter anderem aus der KI-Verordnung. Die Akte hält fest, was die Organisation inhaltlich getan und entschieden hat.
Quellen
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Regeln und Leitlinien ändern sich; prüfen Sie im Zweifel die genannten Quellen oder fragen Sie Ihre Rechtsabteilung oder Ihren Datenschutzbeauftragten.