Moet u AI-gesprekken archiveren? De Archiefwet en uw AI-assistent
Kort antwoord
Niet elk AI-gesprek is een archiefstuk, maar zodra een uitkomst wordt gebruikt in een besluit, een advies of een verantwoording, hoort hij bij het zaakdossier. De Archiefwet vraagt dat overheidsinformatie in goede, geordende en toegankelijke staat verkeert. Regel daarom dat vastgestelde stukken in het zaaksysteem landen, en spreek voor losse prompts en concepten een korte, expliciete bewaartermijn af.
Wanneer wordt een AI-uitkomst een archiefstuk?
De Archiefwet gaat over informatie die een overheidsorgaan ontvangt of opmaakt in verband met zijn taak. Bepalend is dus niet de techniek, maar de rol die de informatie speelt:
| Situatie | Behandeling |
|---|---|
| Een samenvatting gebruikt in een besluit | Hoort bij het zaakdossier, met het besluit |
| Een concept dat is vastgesteld en verzonden | Archiefstuk, zoals elk verzonden stuk |
| Een zoekvraag waarmee niets is gedaan | Geen archiefstuk; korte bewaartermijn |
| Een verslag van een vergadering | Archiefstuk zodra het is vastgesteld |
| Logging van AI-gebruik | Beheergegevens, met een eigen termijn vanuit beveiliging en de AI Act |
Wat dat praktisch betekent
- Laat vastgestelde stukken in het zaaksysteem landen, niet in de chatgeschiedenis van een medewerker.
- Spreek een korte bewaartermijn af voor losse gesprekken, bijvoorbeeld enkele maanden, en laat verwijdering automatisch gebeuren.
- Onderscheid archief van logging. De audit log dient beveiliging en verantwoording, niet het archief; die heeft een eigen termijn.
- Volg de selectielijst. De bewaartermijn van het zaakdossier bepaalt hoe lang de bijbehorende AI-uitkomst blijft, niet andersom.
- Denk aan openbaarheid. Wat in een dossier zit, kan onder een Woo-verzoek vallen. Zie Woo-verzoeken afhandelen met AI.
Valkuilen
- Alles bewaren. Een volledige chatgeschiedenis van elke medewerker is geen archief, maar wel een risico bij inzageverzoeken en datalekken.
- Niets bewaren. Als een besluit mede op een AI-samenvatting berust en die is weg, kunt u achteraf niet laten zien waarop u zich baseerde.
- Archief buiten de deur. Draait de assistent bij een externe dienst, dan staan uw concepten daar, met hun eigen bewaartermijnen en toegang.
- Geen afspraak per toepassing. Leg per automatisering vast wat bewaard wordt en waar. Zie Een AI-register opzetten.
Voorbeeld: de samenvatting van een hoorzitting
Een medewerker laat de AI-omgeving een verslag voorbereiden van een hoorzitting in een bezwaarzaak. Welke onderdelen worden een archiefstuk, en welke niet?
| Onderdeel | Archiefstuk? | Waar het hoort |
|---|---|---|
| De prompt en tussenversies van het verslag | Nee, zolang ze nergens als basis voor een beslissing dienen | In de AI-omgeving, met een korte bewaartermijn |
| Het vastgestelde verslag | Ja | In het zaaksysteem, bij de bezwaarzaak |
| De vermelding dat het verslag met AI is voorbereid | Ja, als onderdeel van het verslag | In het verslag zelf |
| Het auditlog: wie wanneer welke vraag stelde | Beheergegevens | In de AI-omgeving, met een termijn uit het beveiligingsbeleid |
De vuistregel: wat een medewerker vaststelt en gebruikt, landt in het zaaksysteem. Wat daarvoor nodig was en zelf niet is gebruikt, verdwijnt na een korte, vooraf afgesproken termijn.
Checklist: AI-uitkomsten en de Archiefwet
- Er is vastgelegd welke AI-uitkomsten in het zaaksysteem moeten landen.
- Prompts en concepten hebben een korte, vastgelegde bewaartermijn in de AI-omgeving.
- Een vastgesteld stuk vermeldt dat het met AI is voorbereid.
- Het auditlog heeft een eigen bewaartermijn uit het beveiligingsbeleid.
- De archivaris of informatiebeheerder heeft de afspraken meegelezen.
- De AI-omgeving kan uitkomsten naar het zaaksysteem exporteren, zonder knip- en plakwerk.
Hoe werqly hierin past
Met werqly draait de assistent op een eigen node van de gemeente. Prompts, uitkomsten en logs staan in uw eigen infrastructuur, met bewaartermijnen die u zelf instelt, en automatiseringen kunnen vastgestelde stukken rechtstreeks in uw zaaksysteem plaatsen. Zo blijft het archief waar het hoort. Zie AI voor gemeenten en overheid en Generatieve AI bij gemeenten.
Veelgestelde vragen
Vragen over dit onderwerp
Moeten prompts van medewerkers worden gearchiveerd?
Meestal niet. Een zoekvraag waarmee niets is gedaan, is geen archiefstuk. Wordt de uitkomst gebruikt in een besluit, advies of verantwoording, dan hoort die bij het zaakdossier en volgt hij de bewaartermijn daarvan.
Hoe lang bewaren we AI-gesprekken?
Voor losse gesprekken past een korte, expliciete termijn van enkele maanden, met automatische verwijdering. Voor uitkomsten die in een dossier landen geldt de bewaartermijn van dat dossier volgens de selectielijst.
Vallen AI-gesprekken onder een Woo-verzoek?
Documenten over een bestuurlijke aangelegenheid die bij de gemeente berusten, kunnen onder een Woo-verzoek vallen. Hoe minder losse gespreksgeschiedenis u onnodig bewaart, hoe overzichtelijker dat blijft.
Is de audit log hetzelfde als archief?
Nee. De audit log dient informatiebeveiliging en verantwoording, met een eigen bewaartermijn, onder meer vanuit de AI Act. Het archief gaat over de stukken die het werk van de organisatie vastleggen.
Bronnen
Dit artikel is algemene informatie, geen juridisch advies. Regels en richtsnoeren veranderen; controleer bij twijfel de genoemde bronnen of vraag uw jurist of FG.