AI in de planning- en controlcyclus: begroting, jaarstukken en raadsinformatie
Kort antwoord
De planning- en controlcyclus bestaat voor een groot deel uit tekst: toelichtingen, paragrafen, afwijkingen verklaren, raadsvragen beantwoorden. AI kan eerste versies opstellen uit bijdragen van afdelingen, verschillen tussen versies zichtbaar maken en stukken toegankelijker maken voor de raad. De cijfers zelf komen uit de financiële administratie, niet uit een taalmodel.
Waar de tijd in zit
Een begroting of jaarrekening volgt de structuur van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Het cijferwerk komt uit de administratie; het meeste werk zit in de tekst eromheen: tientallen afdelingen leveren toelichtingen aan, die samen één leesbaar geheel moeten worden, met verklaringen bij elke afwijking. Daarna volgen vragen uit de raad, vaak onder tijdsdruk.
Wat AI kan doen
| Onderdeel | Wat AI doet | Wat de controller doet |
|---|---|---|
| Bijdragen afdelingen | Eén stijl, dubbelingen eruit, ontbrekende onderdelen signaleren | Inhoud vaststellen |
| Afwijkingen | Een conceptverklaring op basis van de aangeleverde toelichting | Verklaring toetsen aan de cijfers |
| Versies | Verschillen tussen conceptversies samenvatten | Beoordelen of wijzigingen zijn afgestemd |
| Raad | Een leesbare samenvatting per programma | Controleren op juistheid en toon |
| Raadsvragen | Relevante passages en eerdere antwoorden zoeken | Het antwoord opstellen en vaststellen |
Zie ook AI voor de gemeenteraad en de griffie en Brieven in duidelijke taal.
Cijfers blijven uit de administratie komen
- Geen rekenwerk door het taalmodel. Taalmodellen maken rekenfouten en vullen soms getallen aan. Bedragen horen rechtstreeks uit de financiële administratie te komen.
- Tekst en tabel gescheiden. Laat AI tekst schrijven bij tabellen die de administratie levert, niet de tabellen zelf.
- Controle op consistentie. Laat AI juist signaleren waar tekst en cijfers niet op elkaar aansluiten, als extra controle.
- Bronvermelding. Elke verklaring verwijst naar de aangeleverde toelichting. Zie Vertrouwelijke documenten samenvatten.
Rekenvoorbeeld: terugrekenen vanaf 15 juli
De begroting 2027 moet vóór 15 november 2026 bij Gedeputeerde Staten zijn, de jaarrekening 2026 vóór 15 juli 2027 (artikelen 191 en 201 Gemeentewet). Wie vanaf die data terugrekent, ziet waar de druk zit. Een voorbeeldplanning voor de jaarrekening:
| Wanneer | Wat | Waar AI helpt |
|---|---|---|
| Januari tot maart | Afsluiten van de administratie | Niet: de cijfers komen uit de administratie |
| April | Accountantscontrole | Zet vragen van de accountant en de antwoorden per post op een rij |
| Begin mei | Concepttekst jaarverslag | Schrijft per programma een concept op basis van de cijfers en de verantwoordingen van de afdelingen |
| Eind mei | Collegebesluit | Vat de belangrijkste afwijkingen samen voor het collegevoorstel |
| Juni | Raadscommissie en raad | Bundelt technische vragen van raadsleden en zoekt de antwoorden in de stukken |
| Vóór 15 juli | Toezending aan de provincie | Niets |
De bedragen komen altijd uit de financiële administratie. AI schrijft de tekst eromheen en vindt antwoorden op vragen terug; het controleert geen bedragen.
Checklist: AI in de P&C-cyclus
- Bedragen in teksten worden altijd gecontroleerd tegen de financiële administratie.
- Elke concepttekst noemt de bron: de afdelingsverantwoording, de rapportage of het raadsbesluit.
- De planning rekent terug vanaf 15 november voor de begroting en 15 juli voor de jaarrekening.
- Technische vragen van raadsleden en de antwoorden worden bewaard, zodat ze bij de volgende cyclus terug te vinden zijn.
- Concepten van begroting en jaarverslag gaan niet naar een openbare AI-dienst zolang ze niet openbaar zijn.
- De concerncontroller weet welke teksten met AI zijn voorbereid.
Hoe werqly hierin past
Concepten van de begroting en de jaarstukken zijn vertrouwelijk tot ze openbaar worden. Met werqly draaien de bewerkingen op een eigen node, met een eigen rol voor de concerncontrol en de afdelingen, en blijven de conceptversies binnen de gemeente. Zie AI voor gemeenten en overheid.
Veelgestelde vragen
Vragen over dit onderwerp
Kan AI de begroting schrijven?
AI kan de teksten voorbereiden: bijdragen van afdelingen samenvoegen, afwijkingen toelichten op basis van aangeleverde verklaringen en samenvattingen voor de raad maken. De cijfers komen uit de financiële administratie en de inhoud stelt de organisatie zelf vast.
Mag een taalmodel met de cijfers rekenen?
Liever niet. Taalmodellen maken rekenfouten en vullen soms getallen aan. Laat bedragen rechtstreeks uit de administratie komen en gebruik AI juist om te signaleren waar tekst en cijfers niet op elkaar aansluiten.
Mogen conceptbegrotingen in een publieke AI-tool?
Nee. Concepten zijn vertrouwelijk tot ze aan de raad worden aangeboden en bevatten soms gevoelige informatie over lopende zaken. Verwerk ze in een omgeving die alleen van de gemeente is.
Helpt AI de raad bij de begrotingsbehandeling?
Ja, met leesbare samenvattingen per programma en de mogelijkheid om openbare stukken te doorzoeken. Geef raad en griffie daarvoor een eigen rol met eigen bronnen, gescheiden van de ambtelijke concepten.
Bronnen
Dit artikel is algemene informatie, geen juridisch advies. Regels en richtsnoeren veranderen; controleer bij twijfel de genoemde bronnen of vraag uw jurist of FG.