Schaduw-AI in de gemeente: medewerkers gebruiken al ChatGPT. Wat nu?
Kort antwoord
Medewerkers die een brief door ChatGPT halen of een verslag laten samenvatten door een gratis tool, doen dat omdat het werkt en omdat er geen alternatief is. Het Rijk ontraadt sinds 2025 het gebruik van niet-gecontracteerde generatieve AI voor ambtelijk werk. Een verbod alleen verplaatst het gebruik naar de privételefoon. Wat werkt: meten wat er gebeurt, duidelijk zijn over wat niet mag, en binnen weken een eigen omgeving bieden die minstens zo goed is.
De werkelijkheid
Vraag het in een teamoverleg en de helft steekt de hand op. Een collegevoorstel inkorten, een e-mail aan een boze inwoner netjes maken, een raadsvraag vertalen, een verordening samenvatten: het gaat allemaal door publieke tools, vaak op een persoonlijk account, soms met naam en adres van een inwoner erin. Niet uit onwil, maar omdat het werkt. Wat dat juridisch betekent, staat in Is ChatGPT AVG-proof?
Het overheidsbrede standpunt van april 2025 staat gebruik van generatieve AI toe als aan de voorwaarden is voldaan, en die voorwaarden sluiten publieke tools zonder contract en zonder DPIA in de praktijk uit. Het Rijk liet in december 2024 een DPIA op Microsoft 365 Copilot uitvoeren die vier hoge risico's vond; pas na aanpassingen door Microsoft is verantwoorde inzet in september 2025 mogelijk verklaard, mits configuratie en beleid kloppen. Dat is de lat.
Eerst meten
- Netwerk en proxy. Verkeer naar de bekende AI-domeinen laat zien hoeveel en vanuit welke afdelingen. Geen namen, wel aantallen.
- Vraag het. Een korte anonieme peiling: welke tools, waarvoor, hoe vaak, met welke gegevens. Mensen zijn eerlijk als het geen verhoor is.
- Kijk naar de output. Documenten met de stijlkenmerken van een taalmodel zijn makkelijk te herkennen. Dat geeft een beeld van waar het al in het primaire proces zit.
Het resultaat is meestal: veel meer gebruik dan gedacht, geconcentreerd bij communicatie, juridische zaken, beleid en het KCC.
Dan drie regels
| Regel | Wat het betekent |
|---|---|
| Geen persoonsgegevens of vertrouwelijke stukken in publieke tools | Geen namen, adressen, dossiers, concepten van besluiten of interne stukken. Dit is de AVG en de Wet open overheid, geen huisregel. |
| Publieke tools alleen voor openbaar materiaal | Een persbericht herschrijven of een openbaar rapport samenvatten mag, tot er een eigen omgeving is. |
| Alles wat met werk te maken heeft, in de eigen omgeving | Zodra die er is, vervalt de uitzondering en wordt het beleid handhaafbaar. |
Koppel de regels aan een korte training per rol; zie AI-geletterdheid in de gemeente per rol. En neem de regels op in het informatiebeveiligingsbeleid; zie Informatiebeveiliging en AI in de gemeente.
En een alternatief dat beter is
Het beleid houdt alleen stand als het alternatief minstens zo goed is als wat mensen nu gebruiken: snel, in de browser, met de eigen documenten erbij. Dat is precies wat een eigen omgeving kan bieden en een publieke tool niet: de verordeningen, het beleid en het dossier als bron, met antwoorden die daarnaar verwijzen. Zie Een AI-assistent uitrollen in de gemeente.
werqly levert die omgeving als een eigen node, in het pand of in werqly Cloud, met open-weight modellen en werqly AI Control voor rollen, bronnen en logging. De uitrol duurt weken, niet kwartalen, en daarmee kan het verbod op publieke tools ook echt ingaan. Zie AI voor gemeenten.
Veelgestelde vragen
Vragen over dit onderwerp
Mogen ambtenaren ChatGPT gebruiken?
Voor openbaar materiaal zonder persoonsgegevens is het niet verboden, maar het overheidsbrede standpunt stelt voorwaarden die publieke tools zonder contract en DPIA in de praktijk uitsluiten voor ambtelijk werk. Met persoonsgegevens of vertrouwelijke stukken is het een overtreding van de AVG.
Werkt een verbod?
Alleen als er een alternatief is. Zonder alternatief verhuist het gebruik naar de privételefoon, waar u het niet meer ziet. Meet eerst, stel drie duidelijke regels en bied binnen weken een eigen omgeving.
Is Microsoft Copilot dan wel toegestaan?
Het Rijk vond in december 2024 vier hoge risico’s; na aanpassingen door Microsoft is sinds september 2025 verantwoorde inzet mogelijk verklaard, mits configuratie, beleid en bewust gebruik kloppen. Dat vraagt dezelfde DPIA en dezelfde regels als elke andere toepassing.
Hoe krijg je medewerkers over naar de eigen omgeving?
Maak de eigen omgeving beter: de eigen documenten als bron, antwoorden met verwijzing, dezelfde snelheid. Laat de eerste gebruikers uit de afdelingen komen waar het schaduwgebruik het hoogst was; zij weten wat ze missen.
Bronnen
- Rijksoverheid — DPIA en FRAIA Microsoft 365 Copilot (december 2024)
- Rijksoverheid — Overheid verruimt standpunt inzet generatieve AI (april 2025)
Dit artikel is algemene informatie, geen juridisch advies. Regels en richtsnoeren veranderen; controleer bij twijfel de genoemde bronnen of vraag uw jurist of FG.