Bürgerbriefe in verständlicher Sprache, mit KI als erster Redaktion
Kurz gesagt
Behördenschreiben enthalten die meiste Rechtssprache und werden deshalb am häufigsten missverstanden. KI ist gut im Umschreiben: kürzer, aktiver, in gewöhnlichen Worten. Das Risiko ist, dass der rechtliche Inhalt verrutscht. Arbeiten Sie daher mit einer festen Stilvorgabe, lassen Sie die Fachkraft die Endfassung festlegen und schreiben Sie Vorlagen einmal gründlich um statt jedes Schreiben einzeln.
Warum Schreiben hängen bleiben
Ein Behördenschreiben muss rechtlich stimmen und verständlich sein. In der Praxis gewinnt das Rechtliche: Paragrafenverweise, lange Sätze, bedingte Konstruktionen. Die Folge ist absehbar: Menschen rufen an, reagieren nicht oder reagieren zu spät, was wieder Widersprüche und versäumte Fristen erzeugt.
Umschreiben kostet Zeit, die selten da ist. Deshalb bleiben Standardschreiben jahrelang, wie sie sind.
Was funktioniert: zuerst die Vorlagen
Beginnen Sie nicht bei einzelnen Schreiben, sondern bei den Vorlagen, die am häufigsten hinausgehen. Eine Vorlage gründlich umzuschreiben bringt mehr als hundert Einzelschreiben zu bearbeiten.
- Wählen Sie je Fachbereich die zwanzig meistversandten Schreiben.
- Lassen Sie KI je Schreiben eine verständliche Fassung erstellen, mit fester Vorgabe: kurze Sätze, aktive Form, eine Botschaft je Absatz, kein Fachjargon ohne Erklärung.
- Lassen Sie Fachkraft und Rechtsamt die neue Fassung festlegen.
- Testen Sie mit einigen Bürgerinnen, Bürgern oder Kollegen außerhalb des Fachbereichs.
- Hinterlegen Sie die festgelegte Fassung im System, damit sie automatisch verwendet wird.
Fehler, die Sie vermeiden wollen
| Fehler | Was passiert | Was hilft |
|---|---|---|
| Inhalt verrutscht | Eine Voraussetzung fällt weg oder eine Frist wird unklar | Immer Festlegung durch eine Fachkraft |
| Zu freundlich | Eine Ablehnung liest sich wie eine gute Nachricht | Botschaft nach oben, Ton sachlich halten |
| Erfundene Leistungen | Ein Schreiben nennt eine Leistung, die es nicht gibt | Nur umschreiben, nie ergänzen. Siehe KI-Halluzinationen |
| Jedes Schreiben einzeln | Viel Arbeit, wenig Struktur | Vorlagen umschreiben statt Einzelschreiben |
| Unbeabsichtigt neue Praxis | Die verständliche Fassung ist strenger oder großzügiger | Das Rechtsamt liest bei der Festlegung mit |
Wie Sie es einrichten
Geben Sie Beschäftigten die Umschreib-Vorgabe als Schaltfläche, nicht als Prompt, den jede Person selbst erfindet: So sind die Ergebnisse einheitlich und prüfbar. Nehmen Sie die festgelegten Stilregeln in die Vorgabe auf, samt Beispielen gelungener Schreiben aus Ihrer eigenen Organisation.
Mit werqly läuft das auf einem eigenen Node: Entwürfe und personenbezogene Daten bleiben in der Verwaltung. In werqly AI Control hinterlegen Sie die Vorgabe je Fachbereich, damit alle denselben Stil nutzen. Siehe Einen KI-Assistenten einführen, KI-Kompetenz und KI für Kommunen und Verwaltung.
Häufige Fragen
Fragen zu diesem Thema
Kann KI rechtliche Schreiben verständlich machen?
Formal ja: kürzer, aktiver, weniger Fachjargon. Den rechtlichen Inhalt muss eine Fachkraft festlegen, denn beim Umschreiben kann eine Voraussetzung oder Frist verrutschen, ohne dass es auffällt.
Müssen wir jedes Schreiben umschreiben lassen?
Nein, beginnen Sie bei den Vorlagen, die am häufigsten hinausgehen. Eine Vorlage gründlich umzuschreiben und festzulegen wirkt besser als jedes Einzelschreiben zu bearbeiten, und ergibt einheitliche Texte.
Wie verhindern wir einen falschen Ton?
Stellen Sie die Botschaft nach oben und halten Sie den Ton sachlich. Nehmen Sie in die feste Vorgabe auf, dass eine Ablehnung als Ablehnung lesbar bleiben muss, und testen Sie neue Vorlagen außerhalb des Fachbereichs.
Darf KI einem Schreiben Erklärungen hinzufügen?
Nur wenn die Erklärung aus festgelegten Informationen stammt. Lassen Sie das Modell umschreiben, nicht ergänzen: Hinzugefügte Erklärungen sind genau die Stelle, an der falsche oder zu weitgehende Zusagen entstehen.
Quellen
- Verwaltungsverfahrensgesetz, § 39 (Begründung des Verwaltungsaktes)
- Gebruiker Centraal — Direct Duidelijk, verständliche Behördensprache (niederländisch)
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Regeln und Leitlinien ändern sich; prüfen Sie im Zweifel die genannten Quellen oder fragen Sie Ihre Rechtsabteilung oder Ihren Datenschutzbeauftragten.