KI im Genehmigungsverfahren: schneller bearbeiten, ohne die Begründung abzugeben
Kurz gesagt
KI kann Anträge klassifizieren, zusammenfassen und mit den geltenden Regeln abgleichen, damit die Sachbearbeitung schneller zum Kern kommt. Die Entscheidung bleibt Menschenwerk: Das Verwaltungsverfahrensrecht verlangt eine sorgfältige Sachverhaltsermittlung und eine Begründung, und ein Antragsteller darf nicht mit generiertem Text abgespeist werden. KI bereitet vor, die Sachbearbeitung prüft und entscheidet.
Wo die Zeit verschwindet
Genehmigungsverfahren laufen unter kurzen Fristen. In den Niederlanden gilt für das reguläre Verfahren etwa eine Frist von acht Wochen, die einmalig um sechs Wochen verlängert werden kann; in Deutschland setzen die Fachgesetze der Länder eigene Fristen. Innerhalb dieser Zeit muss ein Antrag vollständig gemacht, geprüft und begründet werden.
Die Zeit geht selten für die Beurteilung selbst drauf. Sie geht fürs Suchen drauf: welche Regeln hier gelten, was in der Vorabstimmung stand, welche Anlagen fehlen und was bei einem vergleichbaren Fall früher entschieden wurde.
Was KI vorbereiten kann
| Schritt | Was KI tut | Was die Sachbearbeitung tut |
|---|---|---|
| Eingang | Antrag klassifizieren, fehlende Anlagen melden | Über die Vollständigkeit entscheiden |
| Akte lesen | Unterlagen zusammenfassen, mit Quellenangabe | Die Zusammenfassung an den Unterlagen prüfen |
| Regeln finden | Einschlägige Vorschriften und Richtlinien heraussuchen | Beurteilen, ob diese Regeln greifen |
| Frühere Bescheide | Vergleichbare Fälle finden | Beurteilen, ob der Vergleich trägt |
| Entwurf | Eine erste Fassung für Schreiben oder Bescheid | Die Begründung schreiben und entscheiden |
Lassen Sie die Zusammenfassung stets auf die Quellstelle verweisen. Siehe KI auf eigenen Dokumenten.
Wo die Grenze liegt
- Die Entscheidung bleibt bei der Behörde. § 39 VwVfG verlangt eine Begründung, aus der die wesentlichen Gründe hervorgehen. Generierter Text, den niemand geprüft hat, ist keine Begründung.
- Keine erfundenen Vorschriften. Ein Sprachmodell, das aus dem Gedächtnis antwortet, nennt manchmal einen Paragrafen, den es nicht gibt. Antworten gehören aus Ihren eigenen, aktuellen Regeln. Siehe KI-Halluzinationen.
- Gleiche Fälle. Schlägt KI frühere Bescheide vor, muss die Sachbearbeitung prüfen, ob der Vergleich trägt. Sonst entsteht Willkür oder ein Muster, das niemand gewählt hat.
- Nachvollziehbarkeit. Im Widerspruch oder vor Gericht müssen Sie zeigen können, wie der Bescheid zustande kam. Protokollieren Sie daher, welches Modell welche Quelle nutzte.
So richten Sie es ein
- Beginnen Sie mit einer Antragsart mit hohem Volumen und klaren Regeln.
- Messen Sie Durchlaufzeit und Zahl unvollständiger Anträge, bevor Sie starten.
- Lassen Sie KI zunächst nur vorbereiten: zusammenfassen, melden, bereitstellen.
- Geben Sie der Sachbearbeitung Zugriff auf die nötigen Quellen, und nicht mehr.
- Nehmen Sie die Anwendung in Ihr KI-Register auf und prüfen Sie, ob eine DSFA nötig ist.
Mit werqly läuft das auf einem eigenen Node in Ihrem Serverraum: Anträge, Pläne und personenbezogene Daten bleiben in Ihrer Infrastruktur, und das Audit-Log zeigt, wer welches Dokument verarbeiten ließ. Siehe KI für Kommunen und Verwaltung und Generative KI in Kommunen.
Häufige Fragen
Fragen zu diesem Thema
Darf eine Genehmigung von KI erteilt werden?
Nein, die Entscheidung bleibt bei der Behörde. Das Verwaltungsverfahrensrecht verlangt eine sorgfältige Ermittlung des Sachverhalts und eine Begründung, und bei Entscheidungen über Personen gelten zusätzlich die Grenzen der DSGVO für automatisierte Entscheidungen.
Ist KI im Genehmigungsverfahren Hochrisiko nach der KI-Verordnung?
Das hängt von der Anwendung ab. Anhang III nennt unter anderem den Zugang zu wesentlichen öffentlichen Diensten und Leistungen. Ein Assistent, der Unterlagen für die Sachbearbeitung zusammenfasst, fällt meist nicht darunter; ein System, das Anträge bewertet oder sortiert, kann darunterfallen.
Wie verhindern wir, dass KI Vorschriften erfindet?
Lassen Sie den Assistenten aus Ihren eigenen Satzungen, Richtlinien und früheren Bescheiden antworten, mit Verweis auf die Quellstelle, statt aus dem Gedächtnis des Modells. Prüfen Sie stichprobenartig, ob der Verweis stimmt.
Was bringt es?
Vor allem kürzere Durchlaufzeiten in der Vorbereitung: schneller vollständig, schneller die passenden Regeln zur Hand, schneller ein erster Entwurf. Messen Sie Durchlaufzeit und unvollständige Anträge vorab, sonst lässt sich die Wirkung nicht belegen.
Quellen
- Verwaltungsverfahrensgesetz, § 39 (Begründung des Verwaltungsaktes)
- KI-Verordnung — Verordnung (EU) 2024/1689, Anhang III
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Regeln und Leitlinien ändern sich; prüfen Sie im Zweifel die genannten Quellen oder fragen Sie Ihre Rechtsabteilung oder Ihren Datenschutzbeauftragten.