AI bij collegevoorstellen: sneller een goed voorstel, met de afweging bij het college
Kort antwoord
Een collegevoorstel heeft een vaste structuur: aanleiding, beslispunten, argumenten, kanttekeningen, financiën, juridische toets, communicatie. Ambtelijk opstellers schrijven ze wekelijks, vaak vanuit een dik dossier. AI kan het dossier samenvatten, een eerste concept in het sjabloon opstellen, de toetsen voorbereiden en de consistentie met eerder beleid controleren. Het advies, de afweging en het besluit blijven bij de opsteller, het college en de raad. Elke bewering in het voorstel verwijst naar de bron.
Het proces
Het college van burgemeester en wethouders besluit wekelijks over tientallen voorstellen: van een subsidiebeschikking tot een raadsvoorstel over de begroting. Elk voorstel doorloopt dezelfde route: opsteller, teamleider, financiën, juridische zaken, soms communicatie en de gemeentesecretaris, en dan het college. Een deel gaat door naar de raad met een raadsvoorstel en een ontwerpbesluit.
Het werk zit in het dossier: eerdere besluiten, beleid, wetgeving, adviezen, brieven van belanghebbenden. Een goed voorstel vat dat samen, weegt het en komt tot een advies dat het college in een kwartier kan begrijpen.
Waar AI helpt
| Onderdeel | Wat AI doet | Wat de opsteller doet |
|---|---|---|
| Dossier | Vat eerdere besluiten, beleid en adviezen samen met bronverwijzing | Bepaalt wat relevant is |
| Concept | Eerste versie in het sjabloon, met de vaste onderdelen ingevuld vanuit het dossier | Schrijft het advies en de afweging |
| Toetsen | Signaleert de financiële dekking, de juridische grondslag en de raakvlakken met ander beleid | Financiën en juridische zaken toetsen |
| Consistentie | Vergelijkt met eerdere collegebesluiten over hetzelfde onderwerp | Legt afwijkingen uit |
| Raadsvoorstel | Zet het collegevoorstel om naar het raadsformat en een ontwerpbesluit | Griffie en portefeuillehouder beoordelen |
Zie Vertrouwelijke documenten samenvatten met AI en AI voor de gemeenteraad en de griffie voor het vervolg in de raad.
Waar het misgaat
- Een voorstel dat te mooi leest. Een taalmodel schrijft overtuigend, ook als de onderbouwing dun is. De kanttekeningen zijn het belangrijkste onderdeel; laat AI die juist uitgebreid voorbereiden.
- Verzonnen besluiten. "Het college besloot in 2023…" moet uit het besluitregister komen, niet uit het model. Bronverwijzing verplicht.
- Vertrouwelijkheid. Voorstellen zijn vertrouwelijk tot het college heeft besloten, en soms daarna. Ze horen niet in een publieke tool.
- Archief en Woo. Conceptversies en de gebruikte AI-uitvoer zijn onderdeel van het dossier en kunnen worden opgevraagd. Zie AI-uitvoer archiveren.
- Verantwoordelijkheid. De opsteller tekent voor het voorstel en het college voor het besluit. AI staat in het proces, niet in de handtekening.
Hoe werqly hierin past
Bij werqly heeft de organisatie het besluitregister, het beleid en de sjablonen als bron op een eigen node, met een rol per afdeling en de vertrouwelijke dossiers alleen voor wie ze mag zien. Het auditlog laat per voorstel zien welke bronnen zijn gebruikt, wat bij een Woo-verzoek of een raadsvraag direct bruikbaar is. Zie AI voor gemeenten.
Veelgestelde vragen
Vragen over dit onderwerp
Mag een collegevoorstel met AI worden geschreven?
Een concept wel, als de opsteller het advies en de afweging zelf schrijft, elke bewering een bron heeft en het voorstel in een omgeving van de gemeente is gemaakt. De opsteller en het college blijven verantwoordelijk.
Moet in het voorstel staan dat AI is gebruikt?
Dat is geen wettelijke plicht, maar wel verstandig als vast onderdeel van het proces: welke stappen met AI zijn gedaan en wie het heeft gecontroleerd. Het helpt bij een Woo-verzoek en bij vragen uit de raad.
Kan AI de financiële en juridische toets doen?
AI kan de dekking en de grondslag signaleren en voorbereiden. De toets zelf blijft bij financiën en juridische zaken; zij tekenen ervoor.
Wat gebeurt er met de conceptversies?
Ze zijn onderdeel van het dossier onder de Archiefwet en kunnen onder de Woo worden opgevraagd. Bewaar ze volgens de selectielijst en zorg dat de AI-uitvoer traceerbaar is.
Bronnen
Dit artikel is algemene informatie, geen juridisch advies. Regels en richtsnoeren veranderen; controleer bij twijfel de genoemde bronnen of vraag uw jurist of FG.