AI in het notariaat: wat mag, wat helpt en wat het ambtsgeheim vereist
Kort antwoord
Een notaris is op grond van artikel 22 Wna tot geheimhouding verplicht over alles wat hij in zijn ambt verneemt, net als zijn medewerkers. Een publieke AI-dienst is een derde die dat niet mag zien. AI helpt wel bij het ordenen van dossiers, het voorbereiden van akten uit eigen modellen en vragen uit de eigen kennisbank, mits het draait in een omgeving die alleen van het kantoor is. De KNB AI-weegschaal uit 2025 vraagt precies dat.
Het ambtsgeheim gaat voor
Artikel 22 Wna legt de notaris en iedereen die onder zijn verantwoordelijkheid werkt een geheimhoudingsplicht op over alles wat zij bij de uitoefening van het ambt vernemen. Daar hoort een verschoningsrecht bij. Wie een conceptakte, een testament of een verklaring van erfrecht in een publieke AI-dienst plakt, geeft een derde partij inzage, zonder dat de cliënt dat weet of daar iets over te zeggen heeft. Dat is geen grijs gebied.
De Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie heeft in 2025 de AI-weegschaal uitgebracht: een afwegingskader in twee delen dat de kernwaarden van het ambt, onpartijdigheid, deskundigheid en geheimhouding, afzet tegen de risico’s van AI en de maatregelen daartegen. De rode draad: AI mag het denkwerk niet overnemen, en gegevens van cliënten blijven onder controle van het kantoor. Zie ook AI in de advocatuur en het beroepsgeheim: dezelfde logica, een andere wet.
Waar AI een notariskantoor helpt
| Taak | Wat AI doet | Wat de notaris of medewerker doet |
|---|---|---|
| Dossier en intake | Ordent aangeleverde stukken, haalt partijen, objecten en data eruit en signaleert wat ontbreekt voor de Wwft-controle | Beoordeelt en doet het cliëntenonderzoek |
| Conceptakten | Vult het eigen model van het kantoor vanuit het dossier en markeert afwijkingen van de standaard | Redigeert, toetst juridisch en passeert |
| Samenvatten | Vat een lange koopovereenkomst, statuten of een nalatenschapsdossier samen met verwijzing naar de pagina | Vormt het oordeel |
| Kennisbank | Beantwoordt vragen uit de eigen modellen, eerdere adviezen en de KNB-regels, met bron | Controleert de bron bij twijfel |
| Correspondentie | Schrijft een eerste versie van een brief aan cliënt, makelaar of bank in begrijpelijke taal | Past aan en verstuurt |
Zie Vertrouwelijke documenten samenvatten met AI voor wat een samenvatting met bronverwijzing vereist.
Waar de grens ligt
- Geen publieke tools voor dossierwerk. Ook een zakelijk account bij een Amerikaanse aanbieder is een derde partij die de inhoud ziet. Voor openbaar materiaal, zoals een nieuwsbrief, is dat anders.
- De akte is van de notaris. AI maakt een concept; de notaris stelt vast, licht toe en passeert. Dat is de kern van het ambt en de AI-weegschaal is daar stellig over.
- Wwft-gegevens en UBO-informatie zijn extra gevoelig. Een AI-omgeving die daarbij helpt moet dezelfde toegang per rol en logging hebben als het dossiersysteem.
- AI-geletterdheid. Sinds februari 2025 vraagt de AI Act van elk kantoor dat medewerkers weten wat ze gebruiken en waar het fout kan gaan. De KNB heeft daar een pagina over. Zie AI-geletterdheid.
Zo kiest u een AI-omgeving voor het kantoor
- Waar staan de gegevens? Op een server van het kantoor, of op een node die alleen voor het kantoor is. Niet in een gedeelde dienst.
- Leert het model van uw dossiers? Het antwoord moet nee zijn, aantoonbaar. Bij open-weight modellen die u zelf draait is dat gegeven.
- Wie ziet wat? Rollen per medewerker, bronnen per rol, een auditlog per dossier.
- Welk proces eerst? Begin met één: intake, conceptakten of de kennisbank. Meet de tijdwinst en de fouten, en breid dan uit.
- Wat zegt de verwerkersovereenkomst? Geheimhouding op straffe van, geen subverwerkers buiten de EU, verwijdering bij einde contract.
Voorbeeld: een akte van levering voorbereiden
Een notariskantoor met twaalf medewerkers krijgt een koopovereenkomst voor een woning binnen. Zo verdeelt het werk zich als de AI-omgeving op een node van het kantoor draait.
| Stap | Wat AI voorbereidt | Wat de (kandidaat-)notaris of medewerker doet |
|---|---|---|
| Binnenkomst | Zet partijen, kadastrale aanduiding, data en bijzondere bepalingen uit de koopovereenkomst op een rij | Controleert of het dossier compleet is |
| Cliëntenonderzoek | Meldt welke stukken voor de Wwft nog ontbreken | Verricht het onderzoek en legt het vast |
| Concept-akte | Vult het kantoormodel voor de akte van levering in en markeert elke afwijking van de koopovereenkomst | Beoordeelt elke markering en stelt de tekst vast |
| Begeleidende brief | Schrijft een conceptbrief aan koper en verkoper in begrijpelijke taal | Past de brief aan en verstuurt hem |
| Passeren | Niets | De notaris licht de akte toe en verlijdt hem |
Alles wat het model leest en schrijft, blijft op de node van het kantoor. Het auditlog laat per dossier zien wie welke vraag stelde. Het notariële oordeel blijft waar het hoort.
Checklist: is het kantoor klaar voor AI?
- Er is een schriftelijke afspraak over welke dossiers en stukken wel en niet in de AI-omgeving mogen.
- Cliëntgegevens gaan niet naar een openbare AI-dienst, en medewerkers weten waarom.
- De AI-omgeving draait op een server van het kantoor of op een node die alleen voor het kantoor is.
- Elke medewerker ziet in de AI-omgeving alleen de dossiers waar hij of zij ook buiten de AI toegang toe heeft.
- Een concept-akte uit de AI wordt altijd door een (kandidaat-)notaris gelezen en vastgesteld.
- Het auditlog bewaart per dossier wie wat heeft gevraagd.
- Medewerkers hebben een korte training gehad over wat AI goed en slecht doet, zoals artikel 4 van de AI Act vraagt.
- Het kantoor heeft de AI-weegschaal van de KNB doorgelopen en de uitkomst vastgelegd.
Hoe werqly hierin past
werqly is gebouwd voor organisaties met een beroepsgeheim. De node staat in het pand van het kantoor of in een afgesloten rack in een Nederlands datacenter, alleen voor dat kantoor; er gaat niets naar een aanbieder van modellen. werqly AI Control regelt de rollen en het auditlog. Voor kantoren tot vijftig medewerkers is er het kantoorpakket met plaatsing en beheer inbegrepen. Zie AI voor de juridische sector.
Veelgestelde vragen
Vragen over dit onderwerp
Mag een notaris ChatGPT gebruiken?
Voor openbaar materiaal wel. Voor alles wat onder artikel 22 Wna valt niet: een publieke AI-dienst is een derde die het dossier ziet. De KNB AI-weegschaal vraagt om een omgeving waarin de gegevens onder controle van het kantoor blijven.
Kan AI een akte opstellen?
AI kan een concept maken vanuit het eigen model van het kantoor en het dossier. De notaris stelt de akte vast, licht toe en passeert; dat blijft de kern van het ambt.
Wat is de KNB AI-weegschaal?
Een afwegingskader van de KNB uit 2025, in twee delen, dat de kernwaarden van het notariaat, onpartijdigheid, deskundigheid en geheimhouding, afzet tegen de risico’s van AI en de maatregelen daartegen.
Geldt AI-geletterdheid ook voor een klein kantoor?
Ja. Artikel 4 van de AI Act vraagt sinds februari 2025 van elke organisatie die AI inzet om maatregelen voor de AI-geletterdheid van medewerkers, ongeacht de omvang. Een korte training per rol, vastgelegd, volstaat voor de meeste kantoren.
Bronnen
- Wet op het notarisambt (artikel 22, geheimhouding)
- KNB — De verantwoorde inzet van AI in het notariaat, deel 1 (AI-weegschaal, 2025)
- KNB — AI-geletterdheid
Dit artikel is algemene informatie, geen juridisch advies. Regels en richtsnoeren veranderen; controleer bij twijfel de genoemde bronnen of vraag uw jurist of FG.